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Desde el anuncio del confinamiento para contener el avance del Covid-19 muchas empresas asumieron la modalidad del teletrabajo. Esto supuso todo un reto tanto para los trabajadores como para los supervisores.
La expectativa era alta, pero la práctica distaba de la realidad. La mayor parte de las organizaciones no estaban preparadas para enfrentar el trabajo a distancia. Estos son los inconvenientes más comunes que se han presentado a un año de la pandemia:
- Problemas para una comunicación efectiva entre colaboradores y supervisores.
- Poco control en el seguimiento de las actividades.
- Jornadas extendidas, lo cual supone un aumento del estrés.
- Dificultad para conciliar la vida laboral con la personal, o el aislamiento.
- Problemas para administrar el tiempo.
¿Eres supervisor en entornos de teletrabajo y te has identificado con lo anterior? Si tu respuesta es afirmativa, entonces, este artículo es para ti. Si te quedas hasta el final podrás aprender las herramientas para comunicarte y hacer seguimiento efectivo, así como algunos consejos prácticos que te ayudarán a mejorar en tu rol.
Diferencias entre supervisión presencial y telesupervisión
Para comprender la dinámica de la supervisión a distancia debes entender en qué se diferencia de la supervisión presencial. Repasemos algunas de ellas:
-El contacto cara a cara prácticamente es limitado en entornos de teletrabajo, lo cual podría dificultar el proceso de comunicación que ocurre de manera fluida en el trabajo presencial.
No es igual ofrecer un feedback a tu colaborador en la oficina que hacerlo a través de un correo electrónico o por mensajería instantánea. La empatía aquí es clave. Con las herramientas adecuadas podrás establecer una comunicación asertiva y eficaz.
– El control físico de las actividades del trabajador es reducido en comparación con la dinámica presencial. Sin embargo, cada día surgen nuevas aplicaciones que te brindan la oportunidad de mejorar y humanizar estos procesos.
– La dinámica del trabajo en equipo a distancia requiere de mayor planificación y compromiso, a diferencia de las jornadas presenciales en las que tienes un mejor control de los detalles.
En el siguiente vídeo te presentamos el perfil del telesupervisor y las competencias que debe adquirir para gestionar a distancia.
Herramientas para hacer seguimiento en teletrabajo
Durante el confinamiento las nuevas tecnologías han sido las mayores aliadas para las empresas que optaron por la opción del teletrabajo. Existen varias herramientas que te ayudarán a hacer el seguimiento de las actividades asignadas a tus colaboradores. Las más usadas son:
Zoom
Es un software que te permite hacer reuniones virtuales o videoconferencias. Puedes incluir hasta 100 participantes en reuniones con una duración máxima de 40 minutos.
Si se trata de mostrar los avances de un proyecto o realizar algún tipo de inducción, con esta aplicación podrás compartir la pantalla y hacer tus presentaciones. Además, es intuitiva y fácil de usar.
Meet
Esta plataforma de Google te brinda la opción de hacer videollamadas con un máximo de 100 participantes y una duración de 60 minutos. Además, permite compartir pantalla, documentos y archivos en varios formatos.
Una de sus principales ventajas es que las videollamadas permanecen encriptadas, lo que representa mayor seguridad para tu entorno laboral.
Skype
Con esta aplicación puedes crear llamadas en línea o videoconferencias con un máximo de 100 personas. De igual forma, tienes la posibilidad de grabar llamadas o hacer presentaciones a través de la función de pantalla compartida. Adicionalmente, funciona como mensajería instantánea.
Slack
Porque no todo puede ser videoconferencias en las jornadas de teletrabajo, esta es una excelente alternativa para gestionar la mensajería instantánea. Con esta herramienta podrás mantenerte en contacto con los miembros de tu equipo durante las horas de trabajo.
Recomendaciones para una telesupervisión exitosa
Gestionar los entornos de teletrabajo de manera eficiente se ha convertido en el foco de las empresas. Las profesoras Mireia Las Heras y María Barraza, de IESE Business School, realizaron un estudio* en el que recogen una serie de consejos para que la supervisión a distancia sea eficiente.
Ambas expertas resaltan cuatro puntos cruciales para que tu supervisión en teletrabajo sea exitosa: facilitar, ser cercano, empoderar y ser flexible. Veamos los detalles:
- Sé cercano a los miembros de tu equipo, es decir, interésate y pregunta sobre las necesidades y las condiciones en las que trabajan tus colaboradores, “antes que por las herramientas y los procesos”.
Tu equipo está conformado por seres humanos, no por robots. Ofrece ayuda cuando percibas que el trabajador no comprende las actividades asignadas o el proceso que debe seguir para realizarlas. Asimismo, promueve prácticas que mejoren la comunicación, la motivación y la cohesión del grupo.
- Facilita el seguimiento de los proyectos a través de reuniones estructuradas, puntuales, eficaces y en tiempos adecuados.
Expertos coinciden que abusar de las reuniones en línea o de los correos electrónicos causa fatiga en los trabajadores. Aprende a identificar las prioridades, el tiempo que requerirá cada proyecto y los objetivos.
- Empodera a tus colaboradores, permite que puedan sugerir ideas, delega y fomenta “la autonomía y el aprendizaje” en cada uno de ellos.
- Sé flexible, la rigidez puede ser contraproducente en los entornos de teletrabajo. Lo ideal es que presentes alternativas a tus colaboradores y logres acuerdos que beneficien a ambos. Tal y como señalan María Barraza y Mireia de las Heras: “Deja trabajar a tu gente. Supervisa resultados, no procesos”.
Además de los consejos anteriores, como supervisor debes entender algunos aspectos básicos para que el teletrabajo no se convierta en una montaña empinada:
- Establece objetivos medibles y realistas.
- Selecciona los canales de comunicación adecuados.
- Asegúrate de que tus colaboradores cuenten con el equipo necesario y la formación adecuada en materia de teletrabajo.
- Usa herramientas de control, pero no agobies a los miembros de tu equipo.
El teletrabajo seguirá y se fortalecerá después de la pandemia. Cientos de empresas trabajan cada día para mejorar la experiencia del trabajo a distancia. Por eso, es de suma importancia ajustar los métodos y procesos para lograr que tu supervisión sea eficiente.
¿Cómo puedes hacerlo? Aprende cada día a optimizar tu trabajo, de ser necesario fórmate en el área de telesupervisión, ajusta las estrategias a la realidad de tu empresa, prueba las herramientas que mejor se adapten a tu entorno y, sobre todo, escucha, motiva y valora a tus colaboradores.
Si estas interesado en desarrollar esta competencia con tu equipos de trabajo de invitamos a conocer nuestro programa de Telesupervisor
Equipo de redacción Formación Smart
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