Los procesos lean, aplicados a la gestión del talento, implican un modelo de actuación que se enfoca en minimizar las pérdidas de los sistemas y las improductividades, al mismo tiempo que maximiza la creación de valor para el cliente final.
Optimizar y superar las ineficiencias es tarea fundamental de la dirección actual.
Procesos lean = Maximizar eficiencia
Por ello acudimos al precepto “utiliza la mínima cantidad de recursos”, es decir, aquellos que son estrictamente necesarios para responder a la necesidad y generar valor al cliente. Este precepto nos hace evaluar cuál es la necesidad fundamental a resolver y qué aspectos se pueden eliminar, que no agregan valor al objetivo fundamental.
La hipercompetitividad de las empresas, unida a la innovación y el uso de la tecnología, obliga a repensar los procesos tradicionales de las diversas áreas de una empresa, y una de ellas es la capacitación.
Si entendemos que la capacitación del personal es un proceso estructurado, con objetivos específicos y que utiliza recursos, podríamos separar las distintas partes del proceso para evaluar su pertinencia y eficiencia dentro de todo el proceso de la formación del personal.
Esta evaluación debe hacerse considerando las actualidades tecnológicas del entorno, ya que optimizar un proceso lleva implícito el contraste de las nuevas formas, métodos y tecnologías más eficientes disponibles. De esa manera, la evaluación es completa y eficiente.
La capacitación hoy debe generar valor, y aprovechar las tecnologías de información para dar mayor calidad de formación a más personas y sin barreras de espacio y tiempo. Esta nueva formación online, revela, por su naturaleza lean, los desperdicios de la capacitación presencial tradicional.
Veamos los 7 desperdicios de la capacitación tradicional que pueden eliminarse
- Traslados, los traslados son uno de los gastos más importantes cuando las empresas hacen capacitación presencial, siendo particularmente elevados en empresas que tienen dispersión geográfica. Gastos de trasporte, taxis, autobuses e incluso en algunos casos avión, son parte de estos gastos que pueden minimizarse con la formación online. Este gasto puede llegar a un 15% del costo total de una capacitación.
- Refrigerios y almuerzos, no solo es uno de los gastos mayores de la capacitación presencial, sino un dolor de cabeza, por cuanto representan factores de críticas y de insatisfacción de los participantes. Este gasto puede llegar a significar hasta el 65% de los gastos de una capacitación presencial. Adicionalmente, en muchas ocasiones, las evaluaciones de la capacitación quedan minimizadas y sesgadas por deficiencias de un proveedor externo, deteriorando los indicadores de calidad de la formación, por un factor complementario, como lo es el refrigerio.
- Tiempos de ajuste de equipos, este es otro factor que es fuente de “desperdicio”, ya que disponer de los equipos: video been, el proyector de diapositivas, la sincronización de los videos o simplemente el sonido que se escuche bien, o que la iluminación sea apropiada, es toda una fuente de improductividades que se ocasionan en las capacitaciones presenciales y que hacen perder tiempo, ritmo y erosionan la experiencia.
- Impuntualidades, los retrasos en la hora de llegada e inicio y/o descansos por parte del facilitador o los participantes son una fuente de desperdicio. Sabemos que la impuntualidad, no solo afecta el aprendizaje del participante que llega retrasado, sino que genera distracción en los participantes que están desde temprano. La capacitación online elimina este desperdicio, puesto que inicia el tiempo justo cuando el participante decide avanzar.
- Dispersión de la atención de los participantes ante fuentes internas y externas, es un desperdicio. Desde la pérdida de atención ante participantes dispersos, chistosos o simplemente saboteadores, hasta la dispersión producto de ruido externo, circunstancias molestas del recinto que afectan el buen desenvolvimiento de la capacitación.
- Materiales, las libretas para anotar, bolígrafos, habladores donde colocamos los nombres de los participantes, materiales como hojas de rotafolio, marcadores, etc. En la capacitación online no son necesarias.
- Los ausentes, son los participantes que justo el día de la capacitación tuvieron que faltar por una emergencia médica, por una contingencia laboral o simplemente por una situación familiar. Pero la inasistencia al taller presencial es un desperdicio. Incluso, por la naturaleza de cada negocio, hay áreas que las que en algún momento están más ocupadas que otras, y eso hace que personas convocadas a una capacitación presencial falten, porque están en un momento crítico para sus actividades del trabajo. Esas ausencias, a veces aceptadas por los jefes, se evitan con la formación online en la que cada persona elige, según su disponibilidad de tiempo, cuándo realizar su capacitación.
La formación online, y en particular Formación Smart elimina los siete desperdicios, por lo que permite ofrecer capacitación de calidad, con un 80% de ahorro respecto a la capacitación presencial, logrando mayor efectividad, calidad y eficiencia.
Director Formación Smart