¿Qué es un LMS y en que les beneficia a las empresas?

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Tiempo de lectura: 7 minutos

En la actualidad vivimos momentos inciertos en donde el cambio es la constante, las empresas públicas como privadas deben realizar grandes esfuerzos para cumplir con sus planes estratégicos a la par con intentar mantener su productividad reduciendo costos. Ante este desafío los departamentos de recursos humanos juegan un rol vital en la implementación de programas de cambio organizacional, captación y retención de nuevo talento.

Es por esto que herramientas como los LMS son de suma relevancia para ayudar a los responsables de las áreas de recursos humanos.

¿Pero que es un LMS?

La definición de LMS acrónimo de Learning Management System, que en español se traduce como Sistema de Gestión de Aprendizaje, son plataformas web que sirven para gestionar cursos online, los usuarios y el desempeño de estos; simplificando, mejorando y enriqueciendo los procesos relacionados con el aprendizaje.

Los LMS se conforman de una interfaz administrativa desde donde se configura y personaliza toda el aula virtual y es posible generar reportes individuales y grupales del desempeño de los participantes, y una interfaz de usuario desde donde estos pueden vivir la experiencia de los cursos creados desde el administrador.

Los LMS son una poderosa herramienta para las pequeñas, medianas y grandes empresas, gracias a estos sistemas se ahorra tiempo y costos, además de ofrecer a los colaboradores una infinidad de cursos online, lo que les permite tener al personal actualizado y formado según su plan de desarrollo.

Tipos de sistemas de gestión de aprendizaje

LMS/SaaS o basado en la nube: esto significa que la plataforma se aloja en un servidor web de tu proveedor en lugar de hacerlo en tu servidor local o el de tu organización. Al optar por esta opción el proveedor es el responsable del funcionamiento de la plataforma, almacenamiento de los datos y todo lo que corresponde a la gestión del LMS. Esta es la mejor opción si no tienes empleados técnicos que puedan gestionar tu sistema, el soporte, la personalización y escalabilidad. Además, te permite enfocarte en la creación de contenidos de aprendizaje

LMS alojado en tu servidor local: al elegir esta opción eres completamente responsable por todas las especificaciones del servidor, tiempo de funcionamiento, seguridad, soporte y mantenimiento.

¿Qué pueden hacer las empresas con un LMS?

Los sistemas de gestión de aprendizaje cumplen múltiples propósitos entre ellos:

Capacitar a nuevos empleados: con un LMS puedes capacitar a los nuevos contratados en sus roles de forma rápida y sin interrupciones, aprenderán más sobre los valores, políticas y procedimientos de tu empresa.

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Entrenar a tus colaboradores: el talento humano es la columna vertebral de una empresa, por lo tanto, mantener a tu personal capacitado los ayuda a expandir su abanico de habilidades a lo largo de su carrera dentro de la organización.

Entrenamientos de cumplimiento, acreditación y certificaciones: sin importar el tipo de empresa que seas, un banco, una farmacéutica o una empresa que elabore panes, es muy probable que tus empleados deban realizar algún tipo de entrenamiento sobre reglas, políticas empresariales y normas, normalmente estos procesos son engorrosos y resultan aburridos para los empleados. Colocar tu material de entrenamiento en un LMS lo hace fácil y dinámico ya que te permite mantener el material siempre actualizado, en diversos formatos y con acceso en cualquier momento en diversos dispositivos.

Capacitar socios o franquicias: con un LMS puedes fortalecer tu marca y lograr consistencia entre colegas y vendedores, es ideal para mantener procesos y productos uniformes en todas las sucursales y puedes llegar a todas las franquicias al mismo tiempo.

Desarrollar una base de conocimiento para tu empresa: un LMS te permite tener una base de conocimiento eficiente, de calidad y centralizada, tus colaboradores tendrán siempre la información a la mano y actualizada teniendo esto un efecto positivo en la calidad del servicio al cliente.

Características de una plataforma LMS

En el mercado existen numerosas plataformas LMS pero las mejores y de buena calidad reúnen las siguientes características:

Uso intuitivo: los usuarios pueden vivir una experiencia satisfactoria enriquecidas con una estructura lógica de contenidos.
Accesibilidad en cualquier lugar y tiempo: siempre que el usuario cuente con una conexión a internet podrá tener acceso a cualquier hora desde el lugar en que se encuentre, esta es una de las características más preciadas.
Fácil implantación y puesta en marcha: la mayoría de los LMS se distribuyen mediante SaaS (Software as a Services), por lo que todo se encuentra alojado en los servidores del proveedor y el cliente no necesita instalaciones en sus equipos, sino acceder al sistema a través de internet a cualquier hora y desde cualquier dispositivo.
Personalización: en su gran mayoría los LMS permiten personalizar el ambiente de capacitación, adaptando la identidad corporativa del cliente a la plataforma, colores, logos, contenidos y certificados.
Reusabilidad de la información: los LMS pueden reusar los contenidos existentes por lo que no siempre es necesario comenzar desde cero.
Escalabilidad: estas plataformas tienen la capacidad para adaptarse al crecimiento de la empresa en materia de formación, además de siempre mantener actualizado los contenidos y el software.
Seguimiento y evaluación continua: un sistema LMS facilita a los administradores, seguimiento en tiempo real de los participantes, estadísticas, ficha detallada del usuario, evaluaciones e informes. Esta información es muy útil a la hora de medir resultados y conocer la evolución de los participantes durante la capacitación, además de medir la eficacia de los programas de formación online.
Ahorro de tiempo y costos: el uso de un LMS posibilita que todos los empleados de una empresa sin importar su ubicación, jornada laboral o rol dentro de la misma puedan acceder a los distintos contenidos de formación que esta pueda ofrecer. Al tratarse de aulas virtuales y plataformas escalables, permite registrar a un número ilimitado de usuarios por cursos sin incurrir en gastos de logísticas o contratación de nuevos formadores. De este modo las empresas pueden ofrecer un plan continuo de formación, flexible y de espíritu democrático, ahorrando los costos asociados.
Crear comunidad: los LMS en sus aulas virtuales permiten que los alumnos puedan compartir conocimiento, crear hilos de conversación, lo que fomenta el trabajo en equipo y el sentido de pertenencia.