Cómo hacer reuniones de trabajo efectivas en teletrabajo

El tiempo es igual para todos: una hora tiene 60 minutos, el día 24 horas y en una oficina se suele trabajar de lunes a viernes. Pero no todo el mundo lo aprovecha igual. La administración efectiva del tiempo depende de diversos factores, el más significativo de todos es la capacidad de priorizar los asuntos importantes.

Realizar reuniones efectivas es una forma importante para administrar el tiempo, y actualmente, debido a que una parte importante de los que trabajan están en modo teletrabajo, resalta la importancia de hacer reuniones eficaces y productivas.

También cobra importancia la gestión tecnológica y la verificación de aspectos como la conexión y el software que se decida utilizar.

Queremos presentarles un modelo de 6 herramientas que nos permiten  celebrar reuniones efectivas.

La agenda

Es el paso inicial para organizar una reunión y planificar la ejecución del trabajo. Entre sus objetivos se encuentran:

1. Establecer prioridades y objeto de la reunión.
2. Establecer el medio de convocatoria y comunicación.
3. Validar el compromiso de asistencia de los participantes.
4. Diseñar un procedimiento para la celebración de la reunión.

Para lograr una agenda exitosa, recomendamos:

• Tener en consideración las prioridades, variables de tiempo y disponibilidad.
• Establecer el proceso de toma de decisiones.
• Publicar y comunicar minutas previas.
• Confirmar la asistencia de participantes y expositores.
• Definir los resultados esperados.
• Cumplir con la agenda.

Las Reglas

Es esencial definir normas, criterios y el alcance de la reunión. El propósito de las reglas es:

1. Establecer un lenguaje común.
2. Optimizar la coordinación de recursos.
3. Obtener la máxima atención de los participantes.
4. Anticipar y mitigar posibles fuentes de distracción.

Entre los puntos que sugerimos normar, se encuentran:

• Puntualidad.
• Reconocimiento de los asistentes.
• Control de dispositivos móviles.
• Temática de la reunión y respeto a la agenda estipulada.
• Dinámica de la participación y los comentarios.
• Recursos que deben poseer los participantes.

la presentación 

Consiste en ofrecer y mostrar la información referida a la reunión. Para una buena presentación recomendamos:

1. Introducir con un sumario que comunique la ruta de la reunión a todos los presentes.
2. El lenguaje escrito y gráfico debe ser comprensible para todos los participantes.
3. La temática y los recursos deben satisfacer el interés de los asistentes.
4. La información presentada debe ser medible, tangible, concreta y precisa para la toma de decisiones.

El formato recomendado para una presentación de trabajo consiste en:

• La portada: que ubica a los participantes en la temática por abordar.
• Detalles: que muestren el resumen de los aspectos favorables, desfavorables, pasos y ayuda necesaria.
• Material de respaldo: conformado por gráficos, estadísticas, tendencias y modelos que aportan criterio en la toma de decisiones.

Los Roles

Al definir las funciones de los miembros de la reunión, optimizará la ejecución de la misma. Recomendamos cuatro roles fundamentales:

• Controlador del tiempo: vigila y limita los intervalos de tiempo durante la reunión.
• Facilitador: colabora con los diversos requerimientos de los asistentes.
• Documentador: encargado de registrar aspectos importantes y elaborar minutas.
• Presentador: una persona con habilidades oratorias para comunicar los puntos.

Registros de minutas

Tiene por propósito:

1. La administración de prioridades.
2. La documentación y seguimiento de los puntos.
3. El control de la planificación y los aspectos pendientes.

Para la implementación de minutas exitosas, recomendamos:

• Implementar un formato adecuado.
• Documentar las minutas en línea y determinar los medios para su difusión.
• Comunicar con brevedad y precisión.
• Publicar o enviar la minuta el mismo día de la reunión.
• Desarrollar un sistema de archivo y acceso a la información

Ambiente y recursos

El manejo del entorno y recursos materiales, es vital para la celebración de reuniones efectivas. Es importante que consideres:

1. Equipo e instalaciones: confirmando su disponibilidad y familiarizándose con sus tecnologías.
2. Ubicación de la reunión: asegurarse que todos tengan las facilidades para llegar.
3. Si la reunión es virtual, asegurarse que los participantes tengan buena conexión y los recursos tecnológicos. 
4. Características ambientales: como el espacio, la distribución del mobiliario en la sala, iluminación, ventilación y/o aire acondicionado.

Recomendaciones para lograr un ambiente favorecedor en las reuniones:

• Emplear una lista de chequeo, asistencia y ubicación de los participantes.
• Pruebas de equipos y comprobar respaldos.
• Ser puntual y anticipar contingencias.

Finalmente, compartimos algunas claves para celebrar reuniones exitosas

1. Toda reunión debe ser planificada con una agenda.
2. Establecer el tiempo de duración y los roles de los participantes.
3. Respetar las reglas y los tiempos.
4. La toma de decisiones se debe hacer en base a la información y las evidencias.
5. Concluir cada reunión con una minuta.

Alnahir Alvarez Gerente de Formación Smart

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