Siete ventajas de digitalizar la gestión del talento humano

La pandemia por el Covid-19 aceleró el proceso de transformación digital en las organizaciones, y llevó a poner el foco en la gestión del departamento de talento humano.

El estudio Perspectivas de la Alta Dirección 2021, realizado por KPMG, reveló que nueve de cada 10 encuestados, es decir, un 87 por ciento, consideraron que en el contexto actual adoptar nuevas tecnologías es un factor importante para alcanzar la transformación digital en sus empresas.

Partiendo de lo anterior, en este artículo te explicaremos por qué la transformación digital debe formar parte de las estrategias de las organizaciones, y cuáles son las principales ventajas que la digitalización brinda al departamento de gestión del talento humano.

Qué es la transformación digital

Al proceso de integrar la tecnología en cada una de las áreas de la compañía se le conoce como transformación digital. ¿Su propósito? Mejorar los procesos internos para impactar positivamente en la producción y comercialización de sus productos o servicios.

Como todo proceso implica cambios enfocados en transformar, actualizar y optimizar cada departamento. Sin embargo, introducir nuevas tecnologías sin un propósito claro no provoca en sí una transformación.

Raquel Roca, consultora y conferencista en liderazgo transformacional, explica que este procedimiento requiere de un cambio de mentalidad, que comienza al entender la importancia de transformar el modo de organizar el trabajo.

Importancia de digitalizar la gestión de RRHH

Según un estudio realizado por Kariyer.net y PwC, solo el 51 por ciento de las empresas han digitalizado sus procesos en la gestión de recursos humanos.

Daniel Del Río, CEO de HRider (citado por Revista Empresarial), asegura que el departamento de recursos humanos ha sido el más obviado en el proceso de digitalización. Si una empresa es la suma de las personas que la componen, digitalizar el área de RRHH debería ser prioridad.

En este sentido, la digitalización no sólo implica transformar los procesos operativos del departamento, sino dejar de utilizar métodos obsoletos. También involucra el uso de datos o la automatización. No se trata de un proceso automático. Resulta conveniente tomar en consideración algunos aspectos como:

• Identificar qué problemas se buscan resolver en el área y cómo favorece al resto de la empresa.
• Trazar objetivos específicos.
• Hacer una lista detallada con las características de la tecnología que se incorporará.
• Otro elemento clave tiene que ver con la elección de las herramientas adecuadas para la consecución de los objetivos.
• Capacitación de los colaboradores del departamento de talento humano en el uso de las nuevas herramientas que se implementarán.

Ventajas de digitalizar la gestión de RRHH

De acuerdo con Teresa Morales, directora de RRHH en Softalnd, gracias a la transformación digital, el área de gestión de talento humano comienza a cobrar un nuevo protagonismo dentro las organizaciones.

La administración tradicional de este departamento ha basado su gestión en el uso de planillas, cotizaciones, cumplimiento de la normativa legal y laboral, es decir, en cubrir lo básico.

Sin embargo, en un contexto como el actual estas acciones no son suficientes para ofrecer un servicio diferenciador. Entonces, “como empresa tengo que diferenciarme, fundamentalmente, por el talento”, agrega.

Morales explica que se ha pasado del papel de administrar al personal, a la gestión del talento gracias a la transformación digital de los procesos. Las ventajas que ofrece la digitalización abarcan desde el monitoreo, manejar la data o medir el clima organizacional. Repasemos las más destacadas:

7 ventajas de digitalizar la gestión del talento humano

1. Permite ahorrar tiempo al gestionar la información por medio de mecanismos digitales. Por ejemplo, en la búsqueda de documentos o en el manejo de la información. De esta manera, el tiempo que antes se dedicaba a las tareas básicas puede centrarse en generar valor añadido a la compañía, tales como: atraer o retener el talento adecuado, seleccionar la formación precisa para mejorar las habilidades o competencias de los colaboradores, entre otros.
2. Favorece el proceso de evaluación del rendimiento y desempeño de los trabajadores a través de la automatización, tomando en cuenta indicadores clave.  Estas evaluaciones se pueden hacer por competencias y evaluando a la persona por sus superiores, pares y subalternos (evaluación 360) como se explica en este link https://www.linkgerencial.com/estudios-y-mediciones/evaluacion-por-competencias/
3. Mejora la experiencia del cliente interno. Los colaboradores son los primeros clientes de la compañía. Si reciben atención de calidad, se identificarán con los valores de la empresa y serán sus portavoces. La digitalización facilita procesos como el registro de horario de trabajo, gestionar sus solicitudes de vacaciones, permisos, y más. Esto se traduce en la disminución de trámites engorrosos.
4. Facilita el proceso de atracción, selección y retención de talento gracias a la automatización y al uso de redes sociales. Es cada vez más común la oferta y captación de talento usando redes sociales especializadas como LinkedIn. También la digitalización permite hacer selección previa mediante instrumentos digitales que llena el candidato y que evalúan sus capacidades según los requerimientos.
5. Reduce los costos al automatizar varios procesos, por ejemplo, disminuye el uso de papelería para la documentación u otros gastos en logística. El registro de bases de datos de personal y proveedores. Existen muchas plataformas especializadas de gestión de talento que tienen módulos desarrollados con diferentes funcionalidades.
6. Digitalización y formación van de la mano. A través de la digitalización, el departamento de RRHH puede gestionar y llevar un control preciso de la formación del talento en sus planes de carrera. Hoy con la digitalización se tiene la opción de capacitación on demand para una sola persona o para grupos completos tanto en cursos con contenidos definidos, como formaciones a la medida de la empresa.
7. Optimiza los procesos en entornos de trabajo remoto o teletrabajo. Gracias a software o herramientas específicas, la gestión de talento humano mejora la experiencia en estos contextos.

Cuatro tendencias en la digitalización y gestión de RRHH

Para Daniel Del Río, digitalizar el departamento de talento humano debería comenzar por brindar soluciones a tareas específicas como “evaluación de desempeño, contratación, formación, clima laboral”, entre otros. Repasemos tres tendencias que pueden contribuir a lograr estos objetivos:

1. Atracción y reclutamiento de talento a través de herramientas como Big Data o Inteligencia artificial, por ejemplo, uso de chatbots para establecer el primer contacto con los futuros trabajadores.
2. Onboarding digital. Se sabe que los primeros meses son determinantes para que un colaborador decida quedarse o abandonar su puesto de trabajo en la empresa. Una estrategia de onboarding digital permitirá que los nuevos trabajadores logren, por ejemplo, adaptarse e integrarse a la cultura de la organización.
3. Mayor atención al Employee Experience o Experiencia del Empleado, es decir, diseñar y aplicar estrategias orientadas a mejorar la percepción que los colaboradores tienen de la organización. Este aspecto es crucial en el trabajo remoto.
4. E-learning o formación a distancia para fortalecer las habilidades, competencias y planes de carrera de los colaboradores.

El centro de una compañía está en su capital humano. La digitalización facilita numerosos procesos y contribuye a que la gestión de RRHH oriente sus estrategias a agregar valor a la empresa, a captar y retener al mejor talento, a favorecer el desarrollo organizacional, entre otros.

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María Gabriela Rodríguez | Service Manager de Formación Smart

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